Använding av prismodeller

Upphandlare kan använda sig av en prismodell för att på ett transparent sätt inkludera hållbarhetsaspekter i utvärderingen av olika anbud, och på så sätt gynna de mer hållbara anbuden i en upphandling. Här beskriver vi varför användningen av prismodeller är viktig och ger konkreta exempel på hur de har tillämpats i praktiken.

Varför behövs prismodeller?

Den offentliga sektorn har precis som hushåll en begränsad budget. När vi själva går och handlar gör vi konstant avvägningar mellan fler faktorer som exempelvis kvalitet, livslängd och pris. Detta är en flexibilitet som en upphandlare inte har till samma utsträckning. Utvärderingsprocessen som sker vid beslutfattandet måste vara transparent och förutsägbar för att uppfylla de fem grundläggande principerna för offentlig upphandling Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Alltså kan en upphandlare inte välja det anbud som exempelvis har längst livslängd på sina produkter eller bäst kontroll över sin värdekedja om detta inte är specificerat i upphandlingens utvärderingsprocess. Utöver detta är upphandlaren bunden till att välja det anbud som är mest ”ekonomiskt fördelaktigt”, vilket oftast tolkas som anbudet med lägst pris.

Traditionellt sett har upphandlingar därav strävat efter lägsta möjliga pris, för att sträcka budgeten (som ofta består av skattepengar) så långt som möjligt på ett transparent och förutsägbart sätt som allmänheten förstår sig på. När upphandlare inte tar hela produktens livslängd i beaktning kan det som anses vara ekonomiskt fördelaktigt på kort sikt, prioriteras över det som är ekonomiskt fördelaktigt på lång sikt. Exempelvis kan det vara ekonomiskt fördelaktigt att investera i bättre isolering, trots att det är dyrare vid köptillfället, eftersom det bidrar till en lägre energiförbrukning under byggnadens livstid. Ett annat exempel är att det kan vara dyrare att investera i hållbara möbler vid köptillfället, men billigare över tid då slitstarka möbler ej behöver repareras i samma utsträckning eller bytas ut lika fort. En prismodell kan användas som ett verktyg för att få med ett långsiktigt hållbarhetstänk i upphandlingen.

Vad är en prismodell?

Prismodeller är modeller inom offentlig upphandling som bygger på den traditionella utvärderingsmetoden (att välja det anbud som har lägst pris/kostnad) men de inkluderar även fler aspekter som exempelvis hållbarhet i priset. Det innebär att sätta ett teoretiskt monetärt värde på den aspekt man vill inkludera, för att sedan inkludera det i anbudspriset, det vill säga det pris som leverantörerna tävlar med. Med hjälp av prismodeller kan upphandlare på ett transparent och förutsägbart sätt kommunicera hur anbudsutvärderingarna genomförs för att inkludera exempelvis miljö- och klimataspekter. Den vanligaste metoden är att ge rabatter till de anbud som uppfyller olika hållbarhetsaspekter så att de blir mer konkurrenskraftiga.

Olika prismodeller som gynnar hållbara alternativ

Låt oss förklara figuren nedan med ett påhittat scenario. Vid en upphandling av datorer till en kommun har fyra olika verksamheter lagt var sitt anbud. Om upphandlaren väljer en prismodell som endast ser på pris och inte kvalitet eller miljöprestanda kommer anbud B att vinna upphandlingen, eftersom deras anbudspris är lägst. Om kommunen i stället väljer att med hjälp av tilldelningskriterium tilldela en rabatt till de anbud som har bäst miljöprestanda ser utfallet annorlunda ut. I detta fall får både anbud A och C en rabatt då de använder sig av renare energikällor. Anbud A använder sig av fossilfri (men inte förnybar) energi medan anbud C använder sig av förnybar vindkraft och därför får större rabatt. Med denna prismodell vinner anbud C upphandlingen i stället för anbud B, vilket också är ett mer hållbart alternativ.

Tilldelningskriteriernas omfattning och formulering kan därav vara avgörande för vilket anbud som vinner upphandlingen. Det är dock viktigt att komma ihåg att rabatten endast är teoretisk och att den upphandlande organisationen fortfarande måste betala det fulla anbudspriset för produkten eller tjänsten. Prismodeller som gynnar hållbara alternativ kan appliceras på flera olika sätt i praktiken. Hur detta går till förklaras bäst med hjälp av exempel, enligt nedan.